Alleen ga je snel, samen kom je verder

Alleen ga je snel, samen kom je verder

Berckenroode|Bibliotheek Oosterschelde|duurzame inzetbaarheid|ESF|human factor scan|organisatie advies|teamontwikkeling|Verandermanagement

De bibliotheek Oosterschelde

De Bibliotheek Oosterschelde (BO) verzorgt het openbare Bibliotheekwerk voor meer dan 150.000 inwoners van de gemeenten Borsele, Goes, Kapelle, Reimerswaal, Schouwen-Duiveland en Tholen. In de Bibliotheek Oosterschelde leveren meer dan 60 medewerkers en 150 vrijwilligers op meer dan 30 locaties dagelijks hun bijdrage aan de dienstverlening van ruim 34.000 klanten. In de dienstverlening staan educatie, informatie en cultuur centraal.

Aanleiding Change project

De bibliotheek is van origine een kennisorganisatie die informatie verzamelt, vindbaar maakt en ervoor zorgt dat bezoekers weten hoe ze met deze informatie om moeten gaan. Maar in een tijd met zoekmachines zoals Google en waarin e-books 24/7 te downloaden zijn, krijgt de bibliotheek een andere rol en moeten er nieuwe manieren gevonden worden om toekomstbestendig te blijven en klanten te vinden en aan je te binden. Daarnaast is er de noodzaak aanvullende inkomsten te verwerven omdat gemeentelijke subsidies onder druk zijn komen te staan.

Om toekomstbestendig te blijven moeten bibliotheken dus op andere manieren (maatschappelijke en educatieve) waarde gaan creëren. Zo ook de Bibliotheek Oosterschelde. Waar vroeger de boekenkasten het beeld van de bibliotheek domineerden is er nu sprake van een multifunctionele en dynamische voorziening, waarin uitlenen tot één van de vele diensten is gaan behoren. De bibliotheek is dus steeds meer dan alleen een plek. En het gaat allang niet meer alleen om boeken. Geleidelijk komt meer nadruk te liggen het organiseren van activiteiten, en daarmee op programmering. Er worden samenwerkingsverbanden met lokale partners aangegaan en er worden activiteiten georganiseerd op het gebied van leesbevordering, laaggeletterdheid, taal- en informatievaardigheden, digitale basisvaardigheden en werk en inkomen.

De Bibliotheek Oosterschelde zit dus volop in transitie: werkprocessen en organisatiestructuren moeten worden aangepast en medewerkers moeten meer projectmatig en ondernemend werken en daardoor anders met elkaar gaan samenwerken. Die transitie vergt ook veel van de medewerkers. Daarom is het change project gestart, gericht op Duurzame Inzetbaarheid.

Volgens Jannie van Vugt, directeur van De bibliotheek Oosterschelde, bleken niet alle medewerkers begrip te hebben voor deze veranderingen. “Er hing een soort somberheid in de vestigingen. Medewerkers waren zoekende naar een nieuwe eigen rol en hoe zij van waarde konden zijn voor de bibliotheek van de toekomst. Dan moet je je wel even achter je oren krabben. Dan loop je zelf als MT misschien te hard. Wij zien natuurlijk al die uitdagingen en hebben de visie. Maar hoe zorgen we ervoor dat de medewerkers een gedeelde ambitie krijgen? Dat we een gezamenlijk beeld vormen bij hoe we met onze kennis van het vak en de collectie onze educatieve en maatschappelijke taak optimaal kunnen invullen? En hoe zorgen we er tegelijkertijd voor dat medewerkers het gevoel hebben dat ze er toe doen?” aldus Jannie van Vugt.  

 

Uitdagingen

Met die vraag is de Bibliotheek Oosterschelde met Berckenroode aan de slag gegaan. 

Het project begon met een organisatiescan, the Human Factor scan, onder de medewerkers van de frontoffice. “We hebben gesprekken gevoerd met alle medewerkers over wat hen bezig houdt, waar ze blij van worden en energie van krijgen, maar ook wat ze graag anders willen zien. Om je mensen mee te krijgen in een verandering, is het belangrijk dat je naar ze luistert. En er wat mee doet. Alhoewel je natuurlijk niet alle individuele problemen op kunt lossen. We zijn op zoek gegaan naar een gemeenschappelijke zorgen en ambities en hebben op basis daarvan uitdagingen geformuleerd.” vertelt Jannie van Vugt. 

De drie uitdagingen zijn:

  1. Hoe kunnen we de samenwerking in teams en tussen de teams verbeteren?
  2. Hoe kunnen we ons MT versterken en rayonmanagers klaarstomen om hun teams mee te krijgen in de transitie?
  3. Hoe kunnen we de frontoffice zo organiseren dat er meer zelforganisatie is?

 

Resultaten en impact

Om deze doelstellingen te behalen is een implementatieplan opgesteld. De transitie is nog in volle gang, maar er zijn al wel resultaten geboekt op deze drie punten:

1. Om de samenwerking in teams en tussen teams te verbeteren is er een Sociaal Innovatie (SI) team opgericht, bestaande uit medewerkers van de verschillende rayons. Het SI team is verantwoordelijk voor het transitieplan, waarin activiteiten voor de teams en individuele medewerkers beschreven staan die nodig zijn om de veranderingen in de organisatie te kunnen begeleiden. Jannie van Vugt is trots op de inzet van het SI team: “Iets wat ik al wel wist, maar wat dit traject continu bevestigt, is dat je alleen snel gaat, maar samen verder komt. Als directeur moet je besluitvaardig zijn, maar niet altijd willen bedenken hoe het anders kan en hoe je wilt dat je mensen dat bereiken. Je moet de verantwoordelijkheid bij het team neerleggen. Ervoor zorgen dat collega’s elkaar onderling stimuleren en het gevoel krijgen dat zíj het anders willen doen en hén ook laten bedenken hoe ze dat anders kunnen doen, samen. Om de finish te kunnen halen, moet iedereen meedoen en ik zie de impact van het SI team en hoe zij ervoor zorgen dat we samen vooruit komen.”

2. Daarnaast is ook het managementteam aan de slag gegaan. Om de rayonmanagers klaar te stomen om hun teams mee te krijgen in de transitie, zijn vanuit Berckenroode diverse sessies opgezet, waaronder een Leiderschaps Tweedaagse. Tijdens deze tweedaagse draaide het in eerste instantie om inzicht en bewustwording: wie ben ik als leider, waar sta ik voor en hoe wil ik mij ontwikkelen? Daarnaast is aandacht besteed aan het trainen van vaardigheden voor de dagelijkse praktijk: hoe ontwikkel ik een inspirerende visie en heldere strategie? Hoe coach en stimuleer ik medewerkers en ga ik om met weerstand tijdens verandertrajecten? En hoe bouw ik aan een effectief team dat plezier heeft in hun werk? Volgens Jannie van Vugt was dit belangrijk om de verandering te kunnen laten slagen: “Een verandering kan alleen slagen als je als MT ook bereid bent om jezelf als onderdeel van de oplossing te zien. Veel veranderingen worden vanuit de top bedacht: ‘ze moeten veranderen, ze doen het niet goed’. Maar je moet ook bereid zijn je eigen aandeel hierin te zien en bereid zijn zelf ook te veranderen. Berckenroode heeft hierbij geholpen door op de juiste momenten te spiegelen en eerlijk te zeggen waar het op staat. Dat is ook nodig om patronen te doorbreken die je zelf niet meer ziet, omdat je er midden in zit. Zo hebben we op hun advies de organisatiestructuur dit voorjaar aangepast” aldus Jannie van Vugt. 

3. Om de frontoffice meer zelf de regie in handen te geven en meer zelfsturend te laten zijn, werden zij betrokken bij het maken van de lokale rayonplannen, gericht op 2020. Om input voor de plannen van alle medewerkers te krijgen, is door Berckenroode het spel Expeditie Bieb ontwikkeld. Met behulp van dit spel hebben medewerkers gesproken over de diensten die de ‘nieuwe bibliotheek’ zou kunnen aanbieden om in te spelen op maatschappelijke trends en de wensen en behoeften van de omgeving. Maar er is ook gesproken over wat er voor nodig is om dit vervolgens te bereiken. Over welke competenties moeten medewerkers beschikken? Wat hebben we nodig in de teams? En hoe moeten de werkprocessen en -structuren worden aangepast? De uitkomsten van het spel hebben als input gediend voor de lokale plannen voor de drie rayons. Deze plannen zijn weer gebruikt om een gezamenlijk regionaal plan 2018 te schrijven.

 

Een verandering is nooit af 

Jannie van Vugt kijkt tevreden terug op deze resultaten, maar de transitie is nog niet klaar. “Een verandering is een langdurig traject. Berckenroode heeft de afgelopen twee jaar als onze zijwieltjes gefunctioneerd en ik hoop dat we binnenkort zonder wieltjes kunnen fietsen en daarvan kunnen genieten. Dat betekent niet dat de verandering klaar is. Als je ergens in de organisatie begint te trekken en duwen, gaat het op een andere plek rafelen. De ene uitdaging oplossen, zorgt dus voor nieuwe uitdagingen ergens anders in de organisatie. Daardoor is het werk nooit af en blijft het een zoektocht naar wat nodig is.” Wel merkt zij op, dat je niet alleen de focus moet leggen op wat er beter kan. “We moeten niet vergeten hoe belangrijk het is om stil te staan bij waar we trots op zijn, onze successen te vieren en de waardering uit te spreken naar elkaar voor wat we hebben bereikt. Daar zijn we nu soms nog wat te bescheiden in.”